Когда кадровый электронный документооборот станет обязательным?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО), и переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости ведения подобного документооборота. Стоит заметить, что платформа "Работа в России" активно дорабатывается, и возможно, что в ближайшее время КЭДО станет обязательным для всех работодателей.

Какие основные преимущества кадрового электронного документооборота (КЭДО):

Все данные в электронном формате доступны онлайн в любое время и из любого места.

Эффективное управление персоналом

Прозрачность документооборота между сотрудниками и отделом кадров.

Автоматизированная обработка кадровых документов без ручного ввода.

Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

Высокий уровень защиты информации, подходящий для компаний любого размера.

Исключение ошибок, связанных с ручным вводом данных и обработкой рукописных заявлений.

Снижение затрат на печать, хранение и обработку бумажных документов.

Переход на КЭДО требует издания определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников. Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, ему необходимо:

принять локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО в организации;

разработать и принять Положение о КЭДО.;

уведомить сотрудников о введении КЭДО и получить их письменное согласие;

обеспечить сотрудников электронными подписями.

Применение КЭДО позволяет быстро обмениваться документами, в том числе с сотрудниками, работающими в других филиалах или удаленно, ускорить заполнение кадрового документа в установленный срок, исключив чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу, а также сэкономить расходы организации на печать и пересылку бумажных документов.

Фирма "1С" разработала сервис "1С: Кабинет сотрудника", благодаря которому можно организовать переход на кадровый электронный документооборот. Он прост для настройки и освоения и не требует серьезного обучения.

Со стороны работодателей обработка, подписание и отправка документов происходят в привычном интерфейсе программы 1С.

Со стороны сотрудников отправка заявления, запроса и подписание кадровых документов происходит в своём личном кабинете, который доступен из удобного мобильного приложения или через веб-браузер на любом устройстве.

Для подписи документов используются электронные подписи:

Со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);

Со стороны сотрудников — усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

С помощью сервиса "1С: Кабинет сотрудника" можно:

опубликовать расчетные листки;

оформить налоговые вычеты, положенные сотруднику;

запросить и получить необходимые справки;

оперативно учитывать отсутствие сотрудника (в т. ч. отпуск, больничный, командировку);

запросить и получить информацию об оставшихся днях отпуска;

подать заявление об изменении личных данных;

оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу;

отправить на подпись документ (в т. ч. любой произвольный).

Компаниям предоставляется уникальная возможность протестировать сервис “1С:Кабинет сотрудника” и использовать его 45 дней совершенно бесплатно.

Хотите узнать, как сервис работает на практике? Посмотрите короткий ролик по ссылке.

Обращайтесь к официальным партнерам 1С в Алтайском крае и Республике Алтай, чтобы протестировать сервис уже сейчас!

2W5zFHU72dN

Рекламодатель: ООО "1С-Галэкс", ИНН 2221055523