Когда кадровый электронный документооборот станет обязательным?

Электронный документооборот
Электронный документооборот Фото: 1С-Галэкс

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на кадровый электронный документооборот, и переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

Законодательно пока не обозначена дата тотального перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО), и переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости ведения подобного документооборота. Стоит заметить, что платформа "Работа в России" активно дорабатывается, и возможно, что в ближайшее время КЭДО станет обязательным для всех работодателей.

Какие основные преимущества кадрового электронного документооборота (КЭДО):

  1. Все данные в электронном формате доступны онлайн в любое время и из любого места.

  2. Эффективное управление персоналом

  3. Прозрачность документооборота между сотрудниками и отделом кадров.

  4. Автоматизированная обработка кадровых документов без ручного ввода.

  5. Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП).

  6. Высокий уровень защиты информации, подходящий для компаний любого размера.

  7. Исключение ошибок, связанных с ручным вводом данных и обработкой рукописных заявлений.

  8. Снижение затрат на печать, хранение и обработку бумажных документов.

Переход на КЭДО требует издания определенных приказов и положений по организации, а также получения согласия сотрудников. Если работодатель принял решение о переходе на КЭДО, ему необходимо:

  • принять локальный нормативный акт (ЛНА) о введении КЭДО в организации;

  • разработать и принять Положение о КЭДО.;

  • уведомить сотрудников о введении КЭДО и получить их письменное согласие;

  • обеспечить сотрудников электронными подписями.

Применение КЭДО позволяет быстро обмениваться документами, в том числе с сотрудниками, работающими в других филиалах или удаленно, ускорить заполнение кадрового документа в установленный срок, исключив чтение рукописных заявлений и ручной ввод данных в программу, а также сэкономить расходы организации на печать и пересылку бумажных документов.

Фирма "1С" разработала сервис "1С: Кабинет сотрудника", благодаря которому можно организовать переход на кадровый электронный документооборот. Он прост для настройки и освоения и не требует серьезного обучения.

Со стороны работодателей обработка, подписание и отправка документов происходят в привычном интерфейсе программы 1С.

Со стороны сотрудников отправка заявления, запроса и подписание кадровых документов происходит в своём личном кабинете, который доступен из удобного мобильного приложения или через веб-браузер на любом устройстве.

Для подписи документов используются электронные подписи:

  • Со стороны работодателя — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);

  • Со стороны сотрудников — усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

С помощью сервиса "1С: Кабинет сотрудника" можно:

  • опубликовать расчетные листки;

  • оформить налоговые вычеты, положенные сотруднику;

  • запросить и получить необходимые справки;

  • оперативно учитывать отсутствие сотрудника (в т. ч. отпуск, больничный, командировку);

  • запросить и получить информацию об оставшихся днях отпуска;

  • подать заявление об изменении личных данных;

  • оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу;

  • отправить на подпись документ (в т. ч. любой произвольный).

Компаниям предоставляется уникальная возможность протестировать сервис “1С:Кабинет сотрудника” и использовать его 45 дней совершенно бесплатно.

Хотите узнать, как сервис работает на практике? Посмотрите короткий ролик по ссылке.

Обращайтесь к официальным партнерам 1С в Алтайском крае и Республике Алтай, чтобы протестировать сервис уже сейчас!

2W5zFHU72dN

Рекламодатель: ООО "1С-Галэкс", ИНН 2221055523

Реклама.
Читать tolknews.ru в

Лента новостей

Реклама: ООО Автограф ИНН: ИНН 2221196429 16+ Токен: LjN8KF6NS