Министерство финансов объявило о том, что в скором времени все необоснованные расходы государственных организаций будут оцениваться и выявляться
За покупку из средств федерального бюджета новых автомобилей или аренду дополнительных помещений с неявными целями потребуется отчитаться.
В настоящее время ведомство уже разработало методику оценки таких необоснованных расходов. Так, необоснованными будут считаться любые траты, не связанные с основной деятельностью организации – траты на поездки, мероприятия, пополнение автопарка и т.д. Кроме того, в методике также прописан порядок сокращения таких расходов. Инициатива находится на согласовании.
Все эти меры необходимы для оптимизации государственного бюджета и целесообразного перераспределения расходов. И если новые требования вступят в силу, любые расходы, в том числе и транспортные, потребуется вести более тщательно. Как учесть и оптимизировать все траты на автопарк предприятия?
Программные решения для оптимизации расходов на автопарк
Самым простым и востребованным на сегодняшний день программным обеспечением является дочерняя программа от 1С – УАТ (управление автотранспортом). Программа предусматривает базовый набор функций для автоматизации работы автопарка – учет топлива, учет рабочего времени водителей, отслеживание автомобилей, контроль штрафов и ДТП, создание регулярных отчетов.
Продукты от 1С у всех на слуху, но мало кто знает о возможности их интеграции с более мощными и современными программными комплексами. Это не только расширяет функции 1С, но и позволяет пользоваться более комфортным и современным интерфейсом, проводить более детальную аналитику автопарка и, конечно, вести более подробный отчет всех расходов и трат на автопарк.
Одним из таких программных комплексов, который возможно интегрировать с системой 1С, является "ТМ: Корпоративные поездки".
Как вести учет расходов в 1С + "ТМ: корпоративные поездки"
До тех пор, пока Минфин не предоставил организациям новых форм по ведению отчетности, все отчеты сдаются в обычном режиме. Но позаботиться о сокращении незапланированных и необоснованных расходов необходимо уже сейчас, и было бы необходимо вне зависимости от инициативы ведомства.
Самые крупные статьи необоснованных расходов на автопарк:
- Закупка топлива и ГСМ – в организациях, в которых не предусмотрен программный учет ГСМ, не исключены случаи слива и воровства топлива, что значительно повышает расходы;
- Внеплановые техосмотры, поломки, замена комплектующих и оборудования. При наличии системы, которая своевременно посылает уведомление о необходимости ремонта и ведет график техосмотров, этих расходов можно избежать вовсе;
- Затраты на простои водителей или на использование ими служебных автомобилей в личных целях. Тут все просто: если в нужный момент сотрудник, которому понадобился служебный автомобиль, не получает его потому, что водитель в это время где-то простаивает или едет куда-то с непонятными целями, можно сорвать всю рабочую поездку и потерять на этом крупные деньги.
Все функции по отслеживанию и аналитике этих данных есть в программном комплексе. Система скрупулезно ведет учет автомобилей и их оборудования, отслеживает каждое перемещение водителей на служебном транспорте, формирует заявки сотрудников на получение машины, сигнализирует о перерасходе топлива или внеплановом простое экипажа.
Только комплексный учет всего вышеперечисленного позволяет действительно снижать расходы на автопарк и уберечь компанию от пристального внимания Министерства финансов. Аналитика требует работы менеджера-человека, но все же большую часть работы программный комплекс производит в автоматическом режиме.
В конце каждого отчетного периода программа позволяет сформировать и выгрузить детальные отчеты по работе всего автопарка: сколько топлива было потрачено, сколько рабочих часов ушло на выполнение тех или иных задач, насколько эффективными были поездки каждого экипажа по отдельности и всего автопарка в целом, какие автомобили попусту простаивают, не отбивая затраты, вложенные в них и т.д. Каждый период можно сравнить с предыдущим, установив тем самым, какая именно статья расходов является критической.
Кроме того, программа может сама предоставить рекомендации по оптимизации расходов на автопарк.
