Электронный документооборот (ЭДО) для компаний – первый шаг в цифровое будущее

Общество, 14:30, 13.12.2022
Документы
Документы Фото: pexels.com

Электронный документооборот (ЭДО) – современный способ приемки, обработки, подписания, отправки и хранения документации. Прогрессивные компании отказались от бумажной волокиты в пользу новой системы

Все больше компаний переходит на электронный документооборот (ЭДО), поскольку такой формат оказался простым и понятным. Обменяться документами теперь можно за пару кликов, не используя электронную почту.

Крупные компании представляют доступ к автоматизированным системам ЭДО. Одна из популярных платформ Казахстана – idocs. Здесь можно выбрать подходящий тариф и оптимизировать затраты в зависимости от размера своего бизнеса. Подробная статья об управление документооборотом – https://idocs.kz/product/upravlenie-dokumentooborotom/. Здесь же можно посмотреть цены, прочитать последние новости, касающиеся темы автоматизации для разных сфер деятельности.

Плюсы перехода на систему ЭДО

Уже сейчас можно говорить о том, что система электронного документооборота оправдала основную задумку. Ее внедрение в работу облегчает коммуникацию, сокращает время подачи, приемки и обмена документами.

Преимущества ЭДО:

  • оптимизация бизнес-процессов. В системе можно согласовать, подписать и отправить документы за пару кликов. Схема работы довольно проста и не вызывает вопросов у сотрудников, ранее работавших с бумажными документами;
  • обмен счет-фактурами. Большинством документов можно обмениваться по электронной почте, но счет-фактуры требуется отправлять через ЭДО;
  • юридическая значимость отправляемых документов. Во время работы с документацией проставляется квалификационная электронная подпись (КЭП), которая, согласно законодательству, приравнивается к собственноручной подписи;
  • прозрачность документооборота позволяет контролировать все действия сотрудников, видеть статус документа. Все действия, произведенные с документом, отображаются в специальном журнале (протоколе);
  • сокращение затрат. Цена на бумагу постоянно растет, особенно с учетом последних событий и подорожания импортной краски. Считается, что средняя посылка документов обходится компании в 40-50 рублей;
  • безопасность. Канал передачи документов по ЭДО зашифрован. Такой тип передачи данных считается более безопасным, чем отправка через электронную подпись;
  • взаимодействие с государственными органами. Все документы, отправленные через систему ЭДО, считаются юридически значимыми и приравниваются к бумажным. Таким образом можно упростить работу по предоставлению документов в госорганы и суды;
  • уменьшение нагрузки на сотрудников. Подписание, отправка или доставка бумажной документации отнимает много времени. Сократить его можно, если купить доступ к системе ЭДО.

Помимо этого, все документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота, защищены от потери. Хранение электронных вариантов не требует физического места (архива, отдельного кабинета, стеллажей, картотеки). Компания-оператор надежно хранит все файлы на серверах без ограничения по времени.

Реклама.
Читать tolknews.ru в

Лента новостей