Электронный документооборот (ЭДО) – современный способ приемки, обработки, подписания, отправки и хранения документации. Прогрессивные компании отказались от бумажной волокиты в пользу новой системы
Все больше компаний переходит на электронный документооборот (ЭДО), поскольку такой формат оказался простым и понятным. Обменяться документами теперь можно за пару кликов, не используя электронную почту.
Крупные компании представляют доступ к автоматизированным системам ЭДО. Одна из популярных платформ Казахстана – idocs. Здесь можно выбрать подходящий тариф и оптимизировать затраты в зависимости от размера своего бизнеса. Подробная статья об управление документооборотом – https://idocs.kz/product/upravlenie-dokumentooborotom/. Здесь же можно посмотреть цены, прочитать последние новости, касающиеся темы автоматизации для разных сфер деятельности.
Плюсы перехода на систему ЭДО
Уже сейчас можно говорить о том, что система электронного документооборота оправдала основную задумку. Ее внедрение в работу облегчает коммуникацию, сокращает время подачи, приемки и обмена документами.
Преимущества ЭДО:
- оптимизация бизнес-процессов. В системе можно согласовать, подписать и отправить документы за пару кликов. Схема работы довольно проста и не вызывает вопросов у сотрудников, ранее работавших с бумажными документами;
- обмен счет-фактурами. Большинством документов можно обмениваться по электронной почте, но счет-фактуры требуется отправлять через ЭДО;
- юридическая значимость отправляемых документов. Во время работы с документацией проставляется квалификационная электронная подпись (КЭП), которая, согласно законодательству, приравнивается к собственноручной подписи;
- прозрачность документооборота позволяет контролировать все действия сотрудников, видеть статус документа. Все действия, произведенные с документом, отображаются в специальном журнале (протоколе);
- сокращение затрат. Цена на бумагу постоянно растет, особенно с учетом последних событий и подорожания импортной краски. Считается, что средняя посылка документов обходится компании в 40-50 рублей;
- безопасность. Канал передачи документов по ЭДО зашифрован. Такой тип передачи данных считается более безопасным, чем отправка через электронную подпись;
- взаимодействие с государственными органами. Все документы, отправленные через систему ЭДО, считаются юридически значимыми и приравниваются к бумажным. Таким образом можно упростить работу по предоставлению документов в госорганы и суды;
- уменьшение нагрузки на сотрудников. Подписание, отправка или доставка бумажной документации отнимает много времени. Сократить его можно, если купить доступ к системе ЭДО.
Помимо этого, все документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота, защищены от потери. Хранение электронных вариантов не требует физического места (архива, отдельного кабинета, стеллажей, картотеки). Компания-оператор надежно хранит все файлы на серверах без ограничения по времени.
