До перехода на электронные перевозочные документы осталось меньше полугода. С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое. Разбираемся, кого коснутся изменения, как к ним подготовиться и почему с этим вопросом лучше обратиться к партнерам 1С
Новые правила игры
С 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки, внесенные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Перевозочные документы становятся обязательными в электронном виде для всех участников перевозок независимо от сферы деятельности.
Какие документы переходят в цифру:
- транспортная накладная (ЭТрН);
- путевой лист (ЭПЛ);
- заказ (заявка) на перевозку;
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);
- железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при авиаперевозках.
Кто обязан участвовать в электронном документообороте:
- грузоотправители — те, кто инициирует перевозку;
- перевозчики — компании и ИП, непосредственно везущие груз;
- грузополучатели — те, кто принимает товар;
- экспедиторы — посредники, организующие перевозку.
Почему нельзя откладывать переход на сентябрь
ФНС прямо рекомендует не ждать крайнего срока, а начинать переход на ЭПД уже сейчас. Причин несколько.
Экономия на бумаге и курьерах. Стоимость оформления одного бумажного документа оценивается примерно в 700 рублей (по оценке Минтранса). Электронный аналог обходится примерно в 15 рублей. К этому добавляются расходы на обслуживание принтеров, покупку картриджей, зарплату курьеров.
Ускорение оплат. При использовании ЭПД не нужно отправлять бумажный оригинал накладной. Все участники видят один документ, изменения появляются одновременно, взаиморасчеты ускоряются. В среднем срок оплаты сокращается на 20 календарных дней.
Безопасность хранения. Электронные документы хранятся в ГИС ЭПД и у оператора. Никаких потерянных папок с накладными, забытых бумаг водителем или утерянных документов при пожаре. Любой документ можно найти за 30 секунд по реквизитам.
Снижение запросов от контролеров. Проверяющие получают прямой доступ к информации о перевозках в ГИС, что означает меньше запросов к бизнесу и меньше поводов для внеплановых проверок.
Время на тестирование. ЭПД — это не просто замена бумаги на файлы. Меняются процессы взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Лучше пройти этот путь сейчас, в спокойном режиме, чем в сентябре аврально разбираться с ошибками под угрозой срыва перевозок.
Важные даты 2026 года
- 1 марта 2026-го – запуск обязательного реестра экспедиторов на платформе "ГосЛог".
- До 1 мая 2026-го действующие экспедиторы должны подать уведомление для включения в реестр.
- 1 сентября 2026-го – обязательный переход на ЭПД для всех участников перевозок.
Экспедиторам нужно уделить особое внимание регистрации в реестре. С 1 марта 2026 года на базе платформы "ГосЛог" запущен обязательный государственный реестр экспедиторов. Инструкция по регистрации в системе "ГосЛог". Все компании и ИП, оказывающие транспортно-экспедиционные услуги, обязаны в него войти. Для уже работающих организаций срок подачи уведомления — до 1 мая 2026 года. С сентября работа без записи в реестре становится незаконной. Крупные клиенты, следящие за безопасностью, просто перестанут с вами работать. При исключении из реестра перевозчик теряет право на оказание услуг.
Что нужно сделать для перехода
Шаг 1. Получить электронные подписи и оформить доверенности. Для работы с ЭПД нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителю и сотрудникам. Для сотрудников потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Водителям достаточно простой электронной подписи, которую можно бесплатно получить в приложении "Госключ".
Шаг 2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Передавать данные напрямую в ГИС ЭПД нельзя — только через аккредитованных операторов. Их реестр опубликован на сайте Минтранса.
Шаг 3. Настроить обмен в учетной системе. В программах 1С (Бухгалтерия, УНФ, УТ, ERP, УАТ, ТЛЭ) уже есть встроенный функционал для работы с ЭПД. Настройка занимает один день и не требует программирования.
Шаг 4. Обеспечить сотрудников техникой. Водителям понадобятся смартфоны или планшеты с выходом в интернет. Мобильное приложение позволяет подписывать документы в дороге и работать офлайн — данные отправятся, когда появится связь.
Шаг 5. Пригласить контрагентов к обмену. Чтобы обмениваться электронными документами с партнерами, нужно отправить им приглашение через сервис ЭДО. Даже если у контрагентов другие операторы, проблема решается через роуминг — между основными операторами он уже настроен.
Как сервис 1С-ЭПД помогает соблюсти новые требования
1С-ЭПД — это официально поддерживаемый сервис для полного цикла работы с электронными перевозочными документами прямо в интерфейсе программ 1С.
Что умеет сервис:
- формировать ЭТрН, ЭПЛ, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, договоры фрахтования;
- автоматически заполнять реквизиты из справочников 1С — никакого двойного ввода и ошибок;
- подписывать документы КЭП прямо в программе без переключений;
- отправлять и получать через ГИС ЭПД;
- отслеживать статусы в рабочем месте "Текущие дела ЭДО";
- хранить все документы в электронном архиве с быстрым поиском
Преимущества для разных участников:
Руководитель получает прозрачность перевозок, контроль в реальном времени и сокращение издержек. Бухгалтер работает с документами, которые сами попадают в учет, — закрытие периодов проходит быстрее, потери первички исключены. Логист видит единое окно для всех документов и автоматический обмен с контрагентами. Водитель пользуется простым мобильным приложением, работающим офлайн, и забывает о бумагах в кабине.
Стоимость и экономия. Цена одного отправленного ЭПД в сервисе — от 7 рублей. При этом можно начать работать без предоплаты: тариф активируется автоматически после отправки первого документа. Для сравнения: Минтранс оценивает стоимость одного бумажного документа в 700 рублей.
Короткий чек-лист для подготовки
До 1 сентября осталось меньше полугода. Чтобы переход прошел без сбоев, нужно:
- проверить, попадает ли ваш бизнес под новые правила;
- получить КЭП на руководителя и сотрудников;
- оформить машиночитаемые доверенности (МЧД);
- подключиться к оператору ИС ЭПД;
- настроить обмен в 1С;
- обеспечить водителей смартфонами с мобильным приложением;
- отправить приглашения контрагентам к обмену;
- экспедиторам — до 1 мая зарегистрироваться в реестре "ГосЛог";
- провести тестовые перевозки в электронном формате.
Почему стоит обратиться к партнерам 1С
Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026-го — это не эксперимент и не опция, а требование закона, которое коснется каждого, кто связан с перевозками грузов. Самостоятельная настройка всех процессов может занять много времени и привести к ошибкам.
Партнеры 1С обладают необходимыми компетенциями и опытом для быстрого и корректного подключения к системе ЭПД. Они помогут:
- подобрать оптимальный тариф с учетом объема документооборота;
- настроить обмен данными между вашей учетной системой и ГИС ЭПД;
- обучить сотрудников работе с новым сервисом;
- провести тестовые перевозки и убедиться, что все работает корректно;
- оперативно решать возникающие вопросы.
Обратившись к партнерам 1С в Алтайском крае и Республике Алтай сейчас, вы успеете пройти все этапы подготовки в спокойном режиме, без авралов и риска сбоев в работе. Ваш бизнес встретит 1 сентября полностью готовым к работе по новым правилам.
Оставьте заявку своему партнеру 1С уже сегодня — и будьте уверены, что ваши перевозки не остановятся из-за изменений в законодательстве.
erid: 2W5zFJhqLSD
Реклама. Рекламодатель: ООО "1С-Галэкс", ИНН 2221055523
