Как правильно оформить оплату организацией разговоров по сотовым телефонам сотрудников (сотовые телефоны и сим-карты принадлежат сотрудникам, лимиты на оплату связи в организации не установлены)?
Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Кирилл Завьялов и Сергей Родюшкин.
Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся, в частности, расходы на оплату услуг связи. По общему правилу, как и все остальные расходы, такие затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение доходов.
Обобщая рекомендации представителей уполномоченных органов, для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо иметь:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо использовать сотовую связь.
Отдельным приказом также следует закрепить предельный размер расходов на связь в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью.
Признание расходов на связь при отсутствии установленных лимитов, учитывая наличие указанного выше мнения официальных органов, по нашему мнению, может привести к налоговому спору. При этом в судебной практике есть положительные для налогоплательщика решения.
Например, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 N А32-246/2008-12/27 судьи пришли к выводу об обоснованности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной телефонной связи, предоставленных директору общества. При этом было учтено, что в служебные обязанности директора входило ведение переговоров с партнерами, для чего и была предоставлена безлимитная сотовая связь. В качестве доказательства оправданности затрат организация представила распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности телефонного разговора, номера телефона и стоимости услуги, которые суд оценил как необходимые и достаточные доказательства экономической обоснованности и производственной направленности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной связи, предоставленных директору.
На наш взгляд, если организация не готова к судебным разбирательствам, то ей следует установить лимиты расходов на связь для сотрудников. Вместе с тем установление лимита на связь не освобождает организацию от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник и уложился в лимит.
Кроме того, по мнению финансового ведомства, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи является необходимость для работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.
- договор с оператором на оказание услуг связи;
- детализированные счета оператора связи.
По мнению Минфина России, для подтверждения расходов на услуги связи налогоплательщик должен представить детализированный счет оператора связи.
Арбитражная практика по данному вопросу весьма противоречива. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов.
В ряде других решений, признавая отсутствие необходимости подтверждать производственную направленность телефонных переговоров детализированными счетами операторов связи, суды указывают на то, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров для целей налогообложения.
В случае, когда сим-карты и телефоны принадлежат сотрудникам организации, необходимо учитывать следующее.
Если организация оформит с работником соглашение об использовании его личного телефона (в т.ч. сим-карты) и будет компенсировать ему расходы на служебные разговоры, то сумму выплаченной компенсации она вправе учесть при расчете налога на прибыль.
При этом чиновники требуют, чтобы у организации имелась копия договора об оказании услуг связи, заключенного между работником и оператором связи. В ряде случае аналогичное мнение высказывают и судьи). В указанном судебном решении арбитры посчитали необходимым также наличие приказов (распоряжений) руководителя организации в отношении возмещения расходов, связанных с использованием личных мобильных телефонов в служебных целях.
В свою очередь, в постановлении ФАС Московского округа от 21.07.2005 N КА-А41/6715-05 судьи пришли к выводу, что для признания расходов на сотовую связь возможно заключение договоров безвозмездного пользования мобильными телефонами. Однако в этом случае у организации возникает внереализационный доход на основании п. 8 ст. 250 НК РФ.
По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона. Таким образом, для признания расходов на связь, по сути, не имеет значения, используют ли работники личные телефоны или пользуются аппаратами, выданными организацией.
С учетом изложенного выше, в рассматриваемом случае для признания расходов на сотовую связь в целях минимизации налоговых рисков организации необходимо иметь следующие документы:
- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходимо использовать сотовую связь;
- должностные инструкции указанных работников, в которых закреплена обязанность использовать сотовые телефоны в служебных целях;
- утвержденный руководителем лимит расходов на сотовую связь, установленный для каждого работника;
- соглашение об использовании личных телефонов работников в служебных целях;
- копию договора на оказание услуг сотовой связи между работниками и операторами связи;
- детализированные счета операторов связи.
Подготовлено по материалам справочной правовой системы ГАРАНТ
Фото: mtsunlim.ru
